Erfolgreiche Unternehmen pflegen ihre Unternehmenskultur.

Die Interne Kommunikation hat wesentlichen Einfluss auf Mitarbeiterbindung und Motivation.

Was ist eigentlich Unternehmenskultur?
Mit dem Begriff Unternehmenskultur werden alle gemeinsam geteilten Werte, Normen und Einstellungen beschrieben, von denen Denkweisen, Entscheidungen und Handlungen innerhalb eines Unternehmens bestimmt, die sich in einem Unternehmen eingebürgert haben. Die Kultur entscheidet was von den Menschen toleriert wird, was wertgeschätzt und was auch mal links liegen gelassen werden kann.

Also: Nicht nur Strategie und Prozesse sorgen für den Erfolg eines Unternehmens. Vor allem die Unternehmenskultur hat eine zentrale Bedeutung, wenn es darum geht, das Geschäft zukunftsfähig aufzustellen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass ihr Erfolg in Zeiten von Internationalisierung, Digitalisierung, demografischem Wandel und Fachkräftemangel mit der guten Unternehmenskultur steht und fällt.

Wie zeigt sich denn Unternehmenskultur im Arbeitsalltag?
Die Unternehmenskultur ist vergleichbar mit der Persönlichkeit eines Unternehmens und ausschlaggebend dafür, wie sich die Mitarbeiter im Arbeitsalltag verhalten und wie gemeinsam gearbeitet wird: Ob man wertschätzend und hilfsbereit miteinander umgeht. Ob Entscheidungen schnell vorbereitet und auch getroffen werden, ob sich jemand traut eine Idee, einen Veränderungsvorschlag laut zu sagen, ob dieser umgesetzt wird oder wie mit Fehler umgegangen und wie geführt wird. All das zusammengefasst charakterisiert, wie es ist in dem Unternehmen zu arbeiten, beschreibt also die Unternehmenskultur. Der Art der Führung, das Kommunikationsverhalten und schlussendlich die geteilten Werte und Normen werden oft zusammengefasst In einem Leitbild.

Herrscht innerhalb eines Unternehmens eine Kultur, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen und mit der sie sich identifizieren können, sind sie nachweislich zufriedener, engagierter und kommen motivierter zur Arbeit und bleiben tendenziell länger im Unternehmen. Das wiederum spart Recruiting-Kosten und ermöglicht Arbeitgebern, langfristig zu planen.

Außerdem beeinflusst die Kultur eines Unternehmens, inwieweit dieses fähig ist, innovativ zu agieren und auf unvorhergesehene Probleme zu reagieren.

In Zeiten von Corona und anderen Herausforderungen eine Eigenschaft, die Erfolgs-entscheidend sein kann.

Übrigens: In einer Studie von StepStone gaben mehr als die Hälfte der Befragten an sogar schon einmal aufgrund einer schlechten oder nicht passenden Unternehmenskultur ihren Arbeitgeber gewechselt zu haben.

Wie stellt ein Unternehmen fest wie es um seine Unternehmenskultur bestellt ist?

Zur Erfassung der gelebten Unternehmenskultur eignet sich am besten eine Mitarbeiterumfrage, die aber unbedingt professionell ausgearbeitet und auch ausgewertet werden sollte. Einer der wesentlichen Vorteile ist dann, dass die Ergebnisse neutral und völlig wertfrei entstanden sind und als Fakten und nicht als subjektive Einschätzung auf den Tisch des Hauses kommen, an denen dann auch keiner mehr vorbei kann. Die Unternehmensführung weiß dann bspw.

• Wie wird mit Konflikten und Fehlern umgegangen?

Was passiert mit den Erkenntnissen aus der Mitarbeiterumfrage
Wenn das Unternehmen zum Beispiel neue Mitarbeiter rekrutieren möchte, ist es sinnvoll im Rahmen des Arbeitgebermarketings herausstellen zu können wie es wirklich ist in diesem Unternehmen zu arbeiten. Das muss man beschreiben können und zwar authentisch. Ob in Videos, in Texten auf der Website, in Anzeigen oder im Vorstellungsgespräch – eben entlang der kompletten Candidate Journey. Und das sollte natürlich möglichst realistisch und glaubwürdig sein. Denn stimmt das, was im Employer Branding nach außen versprochen wird, nicht mit der Realität überein, frustriert das nicht nur die bestehenden Mitarbeiter. Auch neue Mitarbeiter sind dann ganz schnell wieder weg.

Also, die Ergebnisse einer MA-Befragung liefern die Faktenbasis für eine Positionierung als Arbeitgebermarke – aber eben nicht nur nach außen sondern besonders auch nach innen. Sie wissen dann wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit tatsächlich bestellt ist oder um die Eigenverantwortlichkeit oder die Innovationsbereitschaft und können dann Handlungsfelder entwickeln, um nicht so gut bewertete Themen zu verbessern, Potenziale zu heben. Was für Unternehmen, die im Digitalisierungs- und/oder Changeprozess stehen oder händeringend Fachkräfte suchen von existenzieller Bedeutung ist.

Und natürlich erfahren Sie auch: Wie wird im Unternehmen kommuniziert.

Warum ist Kommunikation im Unternehmen von so umfassender Bedeutung und wird oft dennoch vernachlässigt?

Unsere Arbeitswelt hat sich verändert, die Anforderungen der Mitarbeiter (Generationen Y und Z) haben sich verändert, sie wollen mehr teilhaben, mehr Perspektiven, mehr Eigenverantwortlichkeit. In der Folge passen Unternehmen ihre Führungsstile an. Das gelingt mal gut und oft auch noch nicht so gut, denn zu offeneren Führungsstilen gehört ein offeneres Mindset und unbedingt eine offenere Kommunikation – im gesamten Unternehmen. Meiner Erfahrung nach ist vielen Verantwortlichen gar nicht bewusst wie wichtig Kommunikation ist und somit hat das Thema keine Priorität.

Man bedenke: bis vor ca. 15 Jahren wurde hauptsächlich mit Aushängen an schwarzen Brettern oder bei sehr wichtigen Dingen per Rundschreiben oder in der Mitarbeiter-Versammlung kommuniziert.

Dabei ist die Interne Kommunikation für Unternehmen einer der wichtigsten Bausteine der offenen und werteorientierten Unternehmenskultur sowie der Erfolgsfaktor in der Mitarbeitermotivation. Die durchdachte und transparente Kommunikation gewährleistet den grundlegenden Informations- und Wissenstransfer und auch den kontinuierlichen Dialog von Mitarbeitern untereinander.

Die richtig eingesetzten Instrumente und Kanäle spielen hier eine notwendige und zentrale Rolle. Sie sollten unbedingt von den Führungskräften aktiv genutzt werden, um als Vorbild zu dienen. Zugleich werden die Mitarbeiter durch eine transparente und wertschätzende interne Kommunikation motiviert, erbringen höhere Leistungen in ihrem Job und werden nachhaltig an das Unternehmen gebunden.

Wie funktioniert interne Kommunikation, was kann sie leisten und welche Instrumente oder Kanäle braucht ein Unternehmen?
Zunächst mal müssen wir uns die vier wichtigsten Säulen oder Aufgaben der internen Kommunikation klar machen:

1. Information

Also Informationen schnell, aktuell und zielgenau weitergeben, die für die Mitarbeiter tagtäglich relevant sind.

2. Dialog

Mitarbeiter sollten nicht nur passiv Informationen erhalten, sondern auf Informationen oder Inhalte reagieren können und mit dem Managementteam und anderen Kollegen zu den kommunizierten Inhalten in Kontakt und Dialog treten können.

3. Motivation

Durch transparente und effiziente Kommunikation mit den Mitarbeitern gelingt es den Führungskräften, Vertrauen aufzubauen und ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen.

4. Wissenstransfer

Sicherstellen, dass wichtige Informationen und Wissen mit Kollegen und Führungskräften geteilt wird. Einerseits um effizient zu arbeiten, andererseits aber auch um vorzubeugen, dass durch Mitarbeiterfluktuation, also aus dem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter, Wissen mitgenommen wird.

Je nach Aufgabe, also Säule und Zielgruppe im Unternehmen, braucht es das passende Kommunikationsinstrument.

Welche unterschiedlichen Zielgruppen gibt es denn in Unternehmen überhaupt?

Da gibt es z.B. die Zielgruppen „alle Führungskräfte“ oder „alle Azubis“ oder „alle Mitarbeiter eines Standortes“. Damit Mitarbeiter nicht mit Nachrichten überfrachtet werden, ist es wichtig darauf zu achten, dass Nachrichten und Informationen immer eine Relevanz für die jeweiligen Empfänger haben. Wenn die Azubis sich treffen, ist das bestimmt nicht für alle Mitarbeiter des Unternehmens wichtig zu wissen.

Welches sind die wichtigsten Kommunikationsinstrumente und -kanäle?

Es ist wichtig zu verstehen, dass selbst das beste Instrument unbrauchbar ist, wenn es nicht von einer Mehrheit im Unternehmen genutzt und in den Arbeitsalltag integriert wird. Und man sollte es nicht verschweigen: Wenn die Unternehmensführung nicht davon überzeugt ist, dass aktive Kommunikation auch von ihr selbst ausgehen muss, dass sie ein lebendiger Teil der Kommunikation sein und mit gutem Beispiel vorangehen muss, dann kann interne Kommunikation nie gut funktionieren.

Die zweite große Herausforderung ist es möglichst alle Mitarbeiter zu erreichen. Viele Arbeiternehmer sitzen nicht am Schreibtisch und haben keinen Zugriff auf Unternehmens-Email oder Intranet. Und natürlich der zeitliche Aspekt: gerade Mitarbeiter im Außendienst, in der Produktion oder im Schichtbetrieb haben oft wenig Gelegenheit, direkt auf Informationen zuzugreifen.
Durch die rasante Digitalisierung im vergangenen Jahrzehnt hat sich auch die Mitarbeiterkommunikation der Unternehmen verändert. Viele Unternehmen nutzen ein Intranet. Intranets sind nur für eine geschlossene Gruppe, z.B. ein Unternehmen, zugänglich. Dort können firmeninterne Informationen, Neuigkeiten, Wissensdatenbanken und sogar Umfragen eingepflegt werden. Ein gut gefülltes und gepflegtes Intranet kann neuen Mitarbeiten den Onboarding-Prozess erleichtern, da Informationen sofort einsehbar sind, und Entscheidungsprozesse im besten Falle auch im Nachhinein nachvollzogen werden können. Oder das interne Wissensmanagement, etwa in Form eines Wikis bereithalten.

Reicht ein Intranet aus oder werden weitere Instrumente benötigt?

Da Mitarbeiter im Intranet typischerweise informiert werden und selbst wenig gestalten können, ist das Intranet selten ausreichend um für gesteigertes Engagement und gestärktes Zugehörigkeitsgefühl im Unternehmen zu sorgen.

Außerdem wird das betriebsinterne Intranet weiterhin zu 90% am Desktop genutzt. Und ein bestehendes Intranet bspw. auf mobile Smartphones zu übertragen, kann schnell komplex und kostspielig werden. Bei Bedarf ist es wohl eher ratsam, zusätzlich gleich zu einer Mitarbeiter-App zu greifen.

Was ist mit der guten alten Mitarbeiterzeitschrift?

Als zentrales Kommunikationsinstrument funktioniert sie heute nicht mehr. Digitale Kommunikationskanäle erfüllen die Anforderungen an unser Arbeitsumfeld einfach besser. Aber zumindest 1 Mal im Jahr eine schön gestaltete Mitarbeiterzeitschrift mit Fotos, Hintergrundartikeln z.B. auch zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens etc. kann bspw. zum Jahreswechsel durchaus empfehlenswert sein. Solch eine Zeitschrift kann mit nach Hause genommen werden, die Familie schaut mal rein und man kann immer mal wieder darin lesen. Sie untermauert die tägliche doch eher flüchtige, digitale Kommunikation auch emotional und festigt die Bindung.

Welche Instrumente gibt es noch, die in Unternehmen verwendet werden?
Vom E-Mail-Newsletter über Wissensdatenbanken, oft nur Wikis genannt, internen Blogs, Whats-App-Gruppen, Streamingformaten bis hin eben zur Mitarbeiter-App gibt es vielfältige Möglichkeiten.

Unternehmen sollten darauf achten, dass sie nicht zu viele Formate vermischen und so die Kommunikationslandschaft eher unübersichtlich machen. Es muss zu ihnen passen, sie dürfen die MA und auch das Team der internen Kommunikation nicht überfordern. Denn es braucht natürlich ein stimmiges redaktionelles Konzept und ein engagiertes Team, das zusammen mit Geschäftsführung und Führungskräften die Instrumente und Kanäle mit sinnvollem Input zielgruppen- und mediengerecht füttert. Das ist Aufwand, den man nicht unterschätzen sollte, aber auf der anderen Seite, wenn es gut und richtig gemacht wird, ist es eine sehr nachhaltige Investition.

Wie findet man heraus welche Instrumente die richtigen für das Unternehmen sind? Worauf muss man achten?
Kriterien für die Bewertung von Informationskanälen sind die Reichweite innerhalb der Mitarbeiterschaft, die Möglichkeit zur Interaktion, die Schnelligkeit, die Möglichkeit Videos oder Fotos zu integrieren um zu emotionalisieren sowie die Messbarkeit, der Datenschutz und natürlich die Kosten.

Meine persönliche Empfehlung:

Das Wichtigste ist, dass sich Geschäftsleitung und Führungskräfte bewusst sind oder werden, wie grundlegend eine gute Unternehmenskultur für den Erfolg und die Weiterentwicklung ihres Unternehmens ist. Und welchen Einfluss die zielgerichtete und unbedingt strategische Interne Kommunikation auf eben diese Unternehmenskultur hat.
Wer den Einfluss der Unternehmenskommunikation nicht versteht und als Aufgabe begreift, , verschenkt nicht nur enormes Potential, sondern riskiert auch langfristig Misserfolge.

Und bei allen digitalen Möglichkeiten zur Kommunikation sollte man niemals vergessen, dass die stärkste und tragende Säule der internen Kommunikation immer das persönliche Gespräch ist. Ob im kleinsten Rahmen im Mitarbeitergespräch, im Team, als Bereich oder in der Mitarbeiterversammlung.

Dazu kommt, dass gute Kommunikation heutzutage nicht mehr nur Top-Down funktioniert, sondern immer auch Bottom-up stattfinden muss.

Wenn das alles verinnerlicht und sichergestellt ist, ist ein gut strukturiertes Intranet kombiniert mit einem passenden Projektmanagement- und Kollaborations-Tool sowie einer individuellen Mitarbeiter-App eine gute Basis. in Kombination mit aktiver persönlicher Kommunikation auf Augenhöhe ist Interne Kommunikation am wirkungsvollsten und Ihr Unternehmen gut aufgestellt.