10 Regeln der internen Kommunikation

Interne Kommunikation der Zukunft: Schlank und dialogisch, aber auch persönlich und transparent.

1. Alle Mitarbeiter erreichen – eine Herausforderung

Zugriffsmöglichkeit: viele Arbeiter sitzen nicht am Schreibtisch und haben keinen Zugriff auf Unternehmens-Email oder Intranet.
Zeitlicher Aspekt: gerade Mitarbeiter im Vertrieb haben oft wenig Gelegenheit, Informationen außerhalb ihres unmittelbaren Arbeitsgegenstandes aufzunehmen.
Mangelndes Interesse: viele interne Botschaften sind zu weit von der lokalen Arbeitsrealität der einzelnen Mitarbeiter entfernt (mangelnde Relevanz der Inhalte).

2. Einbindung der Mitarbeiter

Der immer stärker werdende Wunsch der Mitarbeiter nach Einbindung und Austausch wird vom Bedürfnis nach klarer, offener und direkter Information durch das Management begleitet. Das persönliche Gespräch ist daher die Idealform der internen Kommunikation, hier spielt die mittlere Führungsebene eine genauso wichtige Rolle wie Mitarbeiterversammlungen und -events.

3. Dialog ist wichtig

Schnelligkeit und Effizienz der internen Kommunikation ist über Intranet und dialogbasierte Kommunikation via Social Media möglich – diese sollten für entsprechende Informationen genutzt werden. Beispiel: Fragen aus der Belegschaft werden über eine Online-Plattform gesammelt, bewertet und gewichtet und anschließend vom Management beantwortet.

4. Glaubwürdig und authentisch

Die interne Kommunikation muss zu jeder Zeit glaubwürdig, authentisch und relevant sein. Neben den offiziellen Kommunikationskanälen gibt es mit dem inoffiziellen „Unternehmen-Flurfunk“ ein Medium, dass sich nur indirekt steuern lässt. Im Idealfall bildet auch die offizielle Kommunikation inhaltlich den „Flurfunk“ (Mythen) mit ab. Optimalerweise liegen diese beiden Informationskanäle inhaltlich nicht sehr weit auseinander.

5. Vernetzungen schaffen

Top down, bottom up, equal-to-equal on bottom und fach- und hierarchieübergreifend:
Eine effektive interne Kommunikation beinhaltet nicht nur den Weg von oben nach unten. Genauso wichtig ist die Vernetzung verschiedener Abteilungen und Hierarchieebenen, die Kommunikation und Absprache untereinander. Die Geschäftsleitung sollte ihrer Belegschaft außerdem klar machen, dass die Informationssammlung und Weiterleitung von unten nach oben ganz zentral für ein funktionierendes Unternehmen ist. Nur so kann schnell reagiert und wirklich effizient gearbeitet werden.

6. Schnelligkeit

In der heutigen Zeit wird es immer wichtiger, dass relevante und neue Informationen schnell vermittelt werden. Eine gute interne Kommunikation zeichnet sich dadurch aus, dass sie auf kürzestem Wege übertragen wird, nicht irgendwo „hängen“ bleibt oder gar an die falsche Adresse entsendet wird. Erfahren Mitarbeiter von bedeutenden Veränderungen erst Tage später über die Medien, läuft etwas falsch. Effiziente Instrumente der schnellen Informationsvermittlung sind das Intranet, Apps, Mailings, schwarzes Brett oder digitale Bildschirme.

7. Inhalt und Mehrwert

Damit die Angestellten ihr Unternehmen entsprechend vertreten und repräsentieren können bedarf es Informationen mit Inhalt. Die Mitarbeiterkommunikation sollte also bestehendes Know-How bereitstellen, Wissen verknüpfen und Kompetenzen erweitern.  Der Belegschaft muss die Möglichkeit zur uneingeschränkten Informationsbeschaffung über Unternehmen, Kultur, Ausrichtung, Produktion und Vertrieb zur Verfügung stehen. Nur so kann das Unternehmen in der Öffentlichkeit überzeugend präsentiert werden (Botschafter).

8. Bezugsgruppen

Nicht für jeden Mitarbeiter ist jede Information relevant und wichtig. Qualität sollte hier vor Quantität gehen. Es muss nicht immer die komplette Belegschaft benachrichtigt werden. Verantwortliche sollten darauf achten, ihre Mitarbeiter nicht mit für sie irrelevanten Infos zu überhäufen, um den Blick für das Wesentliche nicht zu versperren. Differenzierung hat höchste Priorität.

9. Ehrlichkeit und Wertschätzung

Damit sich Mitarbeiter an ihren Betrieb binden und sich die Identifikation erhöht, bedarf es Wertschätzung. Ein offener, ehrlicher Dialog ist entscheidend. Fühlen sich die Angestellten des Öfteren übergangen, werden sie missmutig oder argwöhnisch, Vertrauen und Unternehmensbindung sinken.

10. Gerüchteküche

Auf Gerüchte sollte deshalb unverzüglich mit einer Stellungnahme reagiert werden, um die Mitarbeiter wieder ins Vertrauen zu ziehen und zu signalisieren: „Wenn etwas passiert, erfahrt ihr es zuerst!“

Wir unterstützen Sie gern dabei Ihre Interne Kommunikation bedarfsgerecht und zukunftsfähig aufzustellen. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.

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